Parceria - Federações do Sul e VOE Eventos

Sobre a parceria das Federações do Sul com a Empresa VOE Eventos, foram levantados questionamentos por parte do conselho na reunião de setembro.

1) A seguir considerações/questionamentos feitos são relembrados.

A) Haverá responsabilidade financeira compartilhada com a VOE nos eventos do ESEJ?
- Devemos avaliar se é pertinente propor uma responsabilidade financeira compartilhada no projeto. Isso implica dizer que havendo lucros ou prejuízos, os mesmos serão compartilhados com a VOE.
- Devemos avaliar se é papel da VOE, enquanto prestadora de serviço e possível parceira, compartilhar dos resultados financeiros do projeto.

B) As três federações devem passar a opinar na decisão da cidade sede do evento ou a autonomia de decisão continua sendo do estado realizador do ano em questão?

C) É válido formalizar na parceria que, além do apoio em infraestrutura, deve haver o apoio por parte da VOE Eventos no que tange a programação científica, captação, planos comerciais e possíveis treinamentos?

Esses questionamentos devem ser avaliados e comentados por todos para que possamos ponderar se são pertinentes como pontos de alteração na proposta inicial apresentada pela VOE.

2) Cada EJ deve levantar prós e contras da parceria

3) Outras considerações sobre a parceria:

Com base nos insumos trazidos aqui encaminhamos posteriormente uma decisão em conjunto.

Prazo: 24/10

A) A Ação Júnior acredita que deva existir sim uma responsabilidade, partindo do pressuposto que a VOE deixa de ser uma prestadora de serviço e passa a ser uma parceira onde as responsabilidades devem ser dividas, incluindo âmbito financeiro.

Visto que o molde que existe hoje é que caso aconteça da federação ter um prejuízo, a mesma continuará pagando o lucro que a VOE tem sobre seus serviços. O que acreditamos ser incoerente, uma vez que passaremos a ter uma relação mais igualitária.

B) Continua sendo do estado realizador.


C) O escopo da parceria já trás pontos além da infraestrutura, que consideramos que devem manter-se.

3) Gostaríamos de relatos de experiências de pessoas que trabalharam diretamente na organização de eventos em que a VOE prestou serviço, principalmente de coordenadores de infraestrutura. Para que assim conseguirmos levantar argumentos mais pertinentes.

Segue o posicionamento da EJEP a respeito da parceria com a VOE Eventos:

1)
A) Julgamos que quando há responsabilidade financeira compartilhada entre as partes durante uma parceria, essa responsabilidade serve como estímulo a ambas para trabalhar sempre mais pela qualidade do evento, além do ponto que a Ação Jr levantou da VOE estar na condição de parceira e não somente prestadora de serviço. Não sabemos dizer quanto seria a proporcionalidade desse ônus para cada parte, mas julgamos necessário. Importante ressaltar que este evento do MEJ não visa lucro ao passo que se constrói para o fortalecimento do movimento. Dito isso, é possível determinar que não havendo lucro, o máximo que a empresa VOE Eventos teria a ganhar seria a sua porcentagem pela mão-de-obra, enquanto as federações não poderiam criar expectativa de lucro no evento.

B) No formato que esteja a parceria, só seria necessário que as três federações opinassem se o prejuízo recaísse sobre todas. Caso seja estabelecido que somente a federação que receberá o evento em seu estado, arcará com o prejuízo, formato na qual a EJEP se posiciona a favor, não cabe às outras duas participarem desta decisão. No entanto, na opção em que todas estejam dividindo o ônus financeiro, é necessário que todas tenham direito de dar sua opinião na decisão da cidade sede do evento. O peso de voto de cada uma das partes deverá estar definida em contrato para evitar conflitos ou prolongamentos na decisão.

C) O apoio deve ser muito forte na infraestrutura, podendo haver algum tipo de orientação na captação e elaboração de planos comerciais.

2) Achamos que uma parceria desse tipo se bem definida e aproveitada poderá trazer muitos benefícios ao movimento como um todo. A gestão de conhecimento dentro de eventos do MEJ tem se mostrado um fator importante a se considerar quando se trata do aumento da qualidade do mesmo. Logo, a VOE pode acrescentar bastante.

3) Essa parceria poderia se estender a eventos estaduais no mesmo formato? Seria muito interessante se aplicar o mesmo formato de atuação para o Prêmio FEJESC, por exemplo.
Já ouvimos depoimentos informais sobre a atuação da VOE. Assim como a Ação, pediríamos que fossem dados depoimentos de organizadores que trabalharam diretamente com a empresa. Citamos alguns: ESEJ 2013, JEWC, ESEJ 2011 e ENEJ 2013.

1)
A) A CONAQ também é a favor de ter a responsabilidade financeira compartilhada pelo engajamento dado à ambas as partes e também pelos motivos já citados pela Ação Jr. e pela EJEP

B) Da forma como é trabalhado atualmente e lembrando o incidente que tivemos no ENEJ 2013, onde a parceria para realização de um evento acabou se tornando prejudicada, assim como em outros eventos onde houve parceria entre federações, consideramos que a decisão a respeito da cidade-sede continua sendo apenas da federação responsável pelo evento, em conjunto com a VOE Eventos.

C) A CONAQ considera que a participação da VOE Eventos agrega, e muito, na qualidade do evento. Porém, é impossível aumentar a qualidade de um evento sem aumentar o seu preço. Por esse motivo, não achamos viável que os eventos tenham seu preço aumentado e todo o valor seja repassado para os empresários juniores que desejam participar do mesmo, então concordamos que a VOE Eventos deve auxiliar, bastante, principalmente na nossa captação de recursos, devido à maior rede de contatos que possui e também pode nos servir como braço de apoio para negociação de parcerias.

2) PRÓS: aumento de qualidade do evento; possível divisão de responsabilidade financeira; apoio em diversas áreas da organização do evento.
CONTRAS: aumento do valor final do evento (que achamos inviável ser repassado para os empresários juniores); atualmente já trabalhamos com a prestação de serviços da VOE Eventos em alguns eventos do MEJ, portanto acreditamos que, para a parceria ser firmada, a VOE deve apresentar mais vantagens do que a forma atual de contratação que temos com ela.

3) - Temos uma dúvida a respeito da prestação de serviço atual da VOE Eventos, sem parceria. Ela é voltada apenas para infraestrutura e logística do evento?
- Existiria alguma divulgação por parte da VOE Eventos para seus outros parceiros a respeito da FEJESC (portfólio de serviços, movimento empresa júnior)?

Abraços.

1) A) A EJESAM crê que a partir do estabelecimento de uma parceria na qual os benefícios são mútuos, os contras também deve valem da mesma regra, portanto a EJESAM vê que deve existir uma responsabilidade financeira compartilhada.

1) B) O estado sede deve permanecer com o direito de estabelecer o local do evento junto com a VOE Eventos, uma vez que as outras federações não possuem o mesmo conhecimento dos potenciais do estado e também não arcará com os prejuízos do evento.

1) C) Compartilhamos da mesma opinião da EJEP no qual se refere a um forte apoio a infraestrutura, com eventuais orientações nos planos comerciais e captação.

2) Apesar do acréscimo de valor final para os empresários juniores, a EJESAM acredita que a qualidade obtida através da parceria será o suficiente para equilibrar com custo do evento, uma vez que os membros saem mais satisfeitos e motivados de eventos bem estruturados e organizados.

1. a) A Simbiosis compartilha da mesma visão das EJ's supracitadas.

b) Acreditamos no modelo atual do evento, onde o estado responsável é o detentor do processo de decisão. Qualquer mudança na forma de elaboração do evento no nosso ponto de vista deve ser bem formulado e embasada, o que sentimos não ser o caso.

c) Atualmente a VOE contribui nos eventos com a questão de Infraestrutura, devido ao bom relacionamento eles se disponibilizam a auxiliar as outras coordenadorias caso necessário. Entendemos que mediante fechamento de alguma parceria devemos estabelecer claramente quais as atribuições da empresa.

As maiores dificuldades da equipe de organização dos eventos é com relação a Infra e Captação, sugerimos que estas sejam as contribuições da VOE Eventos.

2.Os eventos realizados pelas Federações do Sul, principalmente pela FEJESC contam com a VOE sendo uma empresa contratada que nos presta um serviço. Com o fechamento de uma parceria que inclua o compartilhamento da responsabilidade financeira, a empresa teria igual voz no que diz respeito ao processo de decisão. Considerando que estamos em constante contato com a VOE e que temos um ótimo relacionamento não vemos a necessidade de uma parceria que funcionaria nos mesmos moldes do trabalho realizado hoje em dia. Uma ligação contratual nesse modelo apenas engessaria a atuação da Federação sede e organizadora do evento.

Todos os pontos positivos da parceria são supridos com o método atual, tais como: aumento de qualidade do evento, apoio em diversas áreas da organização do mesmo. Sendo o único diferencial o compartilhamento da responsabilidade financeira.

Como o próprio Calegari falou, estamos iniciando um processo de discussão e assim formulação de uma parceria que agregue valor a ambos, a Simbiosis acredita que o modelo atual não é o ideal para a formalização de uma parceria contratual.

3. Parabéns pela iniciativa, achamos válido a elaboração de uma proposta de parceria em conjunto, FEJESC e VOE Eventos, assim poderemos chegar a um ideal de trabalho que contemple as necessidades de ambos.

1)A) A C2E acredita que a partir do momento em que há uma parceria, é necessário que haja responsabilidade de ambas as partes, pois, como já foi contemplado, a responsabilidade estimula que ambas as partes se esforcem para que o projeto ocorra de acordo com o planejado. Além disso, como o objetivo é ter benefícios com a parceria, é preciso arcar com todas as responsabilidades sejam elas boas ou não.

B) Tendo em vista que a Federação do estado em que será o evento é a que possui maior conhecimento da região, a C2E julga que deve ser de responsabilidade dessa federação junto com a VOE eventos definir a escolha da cidade sede. Porém, é válido saber a opinião das outras Federações a respeito da cidade escolhida.

C) O foco da parceria acreditamos que deva ser Infraestrutura, entretanto, será de grande valia possuir apoio na captação e em planos comerciais.

2) Uma parceria bem clara e explicitada pode elevar a qualidade do evento significativamente, então mesmo havendo um acréscimo no preço, a qualidade do evento tende a superar a questão do valor financeiro. Porém, é de extrema importância analisar se o aumento do preço irá ser realmente compensado com a qualidade do evento.

1)
A) Gostaríamos de saber qual o interesse da VOE em participar dos resultados financeiros dos eventos. Se for de interesse deles, achamos coerente propor essa participação, pela forma como a parceria está sendo estruturada. Caso não seja feita essa divisão financeira, a parceria pouco irá mudar a forma como trabalhamos hoje.

B) Não vemos motivos para mudanças. Achamos coerente a forma como trabalhamos hoje: O estado responsável pelo evento, no período, é também responsável pela escolha do local de realização, assim como pelos resultados financeiros.

C) Sim, é valido. Como proposto na parceria, esse será um dos diferenciais da parceria em relação a forma como trabalhamos hoje. O principal ponto levantado foi a Gestão do Conhecimento. Formalizando o apoio na programação científica, captação, planos comerciais e treinanemtos, teremos a oportunidade de melhorar a gestão do conhecimento entre eventos.
Mas é importante que sejam definidas quais as responsabilidades de cada parte nessa formalização. Reforçamos isso pelo receio de que no futuro exista confusão de responsabilidades ou mesmo frustração de alguma das partes por falta de clareza no acordo.

2) Formalização de algo que já vem sendo feito;
Melhor aproveitamento da oportunidade;
Melhoria da gestão do conhecimento;
Agilização na organização dos eventos.
Com a participação por parte da VOE nos resultados financeiros, entendemos que:
->Prós:
1. A VOE estará ainda mais comprometida com o sucesso dos eventos e a probabilidade de acontecerem resultados negativos é diminuida.
2. Se, ainda sim, os eventos resultarem em prejuízos, esses serão compartilhados com a VOE. Enxergamos esse ponto como positivo, pois os impactos negativos sobre as Federações serão menores.
->Contra: se um evento for lucrativo, o valor lucrado será dividido com a VOE e, assim, a parcela desse lucro pertencente à FEJESC será menor. Avaliamos que esse ponto tem importância consideravelmente menor que os outros, visto que as Federações não são organizações com fins lucrativos. Entendemos que as Federações objetivam o lucro na realização dos eventos, mas pensamos também que a parceria aumenta a probabilidade de resultados positivos e, nessa linha de raciocínio, é melhor ter parte de um lucro do que lucro nenhum, ou prejuízo.

3) Foi citado por algumas EJs o aumento do preço das inscrições. Isso realmente está previsto? Tinha entendido que não teríamos nenhum gasto a mais pela parceria, essa seria apenas uma formalização de compromissos.

1)
A) A Autojun acha pertinente propor uma responsabilidade financeira compartilhada no projeto.

B) Lembrando do ocorrido com o ENEJ 2013, onde a parceria entre duas federações para o trabalho no evento se mostrou complicada de lidar, acreditamos que a escolha da cidade-sede deve ser apenas da federação responsável em conjunto com a VOE Eventos.

C) Concordamos plenamente com o exposto pela EJEP: " O apoio deve ser muito forte na infraestrutura, podendo haver algum tipo de orientação na captação e elaboração de planos comerciais".

2)Estamos preocupados com o acréscimo do valor final do evento. Contudo, consideramos que esse valor não será um problema se a qualidade do evento se equilibrar com o custo.