Análise Crítica Expansão FEJESC

Olá pessoal,

Conforme mencionado na pauta da reunião do conselho de 19/05, teremos um espaço aqui no fórum para embasar a discussão de sábado, fomentando alguns pontos de análise.

Esse espaço no fórum está para que vocês possam tomar conhecimento dos principais pontos de discussão, os quais prepararão a reunião do conselho. O tópico está aberto também para que possam questionar caso houver dúvida e expor alguns "pré" posicionamentos.
No entanto, sabemos que até o dia da reunião teremos pouco tempo para que o espaço sirva para uma discussão efetiva. Nesse sentido, a ideia é que as EJs utilizem esses pontos como preparação. Ou seja, que tenham respostas para cada um dos pontos, sem necessariamente expor no fórum.
Assim, reforço que, dentro de uma dinâmica elaborada, durante a reunião todas as EJs serão indagadas a respeito dos pontos levantados. Sendo assim, mesmo que não haja necessidade de responder aqui, pedimos que preparem-se com respostas para os pontos destacados aqui em negrito.

Segue então o que a diretoria Adm-Fin levantou:

"Boa noite querido Conselho,

Visando esclarecer um pouco mais sobre a expansão da FEJESC, procuramos trazer aqui o pensamento da Diretoria Administrativo-Financeira na reformulação do processo.
Como vemos, nos últimos três anos federamos apenas 5 EJs, sendo que duas na última reunião do Conselho. Por quê?

Depois de cinco meses de análise, contato com membros antigos, tudo isto dificultado pela falta de gestão do conhecimento, tendemos cada vez para identificar que a dificuldade é hoje por dois motivos:

1. Falta de conhecimento para auxílio na parte burocrática, o que está sendo sanado pela criação de manuais autoexplicativos e para o semestre que vem a garantia de que este conhecimento adquirido seja repassado à nova equipe.

2. Falta de um acompanhamento personalizado para a EJ. Assim como personalizamos nossa proposta de trabalho para nossos clientes, devemos fazer o mesmo com nossas EJs. Entender suas reais necessidades e trabalhar para saná-las são duas coisas que não conseguimos fazer com êxito.

Uma das formas pensadas para sanar o segundo ponto foi a adesão de critérios de cunho organizacional (desenvolvimento organizacional e não apenas critérios burocráticos). No entanto, estes critérios por si só não garantem o desenvolvimento da EJ e são uma forma muito superficial de desenvolvimento, servindo para tentar cobrir este gap que temos hoje no auxílio das reais necessidades das EJs.
Querer padronizar isso parece se tornar um erro, a partir do momento em que verificamos que qualidade é uma definição muito relativa. Por exemplo, temos EJs hoje que realizam diversos projetos sem nem mesmo ter um CNPJ e muito menos um processo de consultoria mapeado, um relatório de gestão ou outro critério. Do outro, temos EJs que possuem isto, mas que não conseguem realizar projetos, nem atrair membros para darem continuidade à iniciativa. Como definir qual das duas possui mais qualidade?

Portanto, nossa linha de pensamento é que nos foquemos em garantir o que, enquanto entidade de regulamentação e representação é nosso principal papel, que a EJ esteja em conformidade com a Lei brasileira. Ou seja, cobrar os critérios burocráticos.
Do outro, atuar no desenvolvimento através da identificação da necessidade, utilizando ferramentas como o MEG, além de auxiliar a EJ no desenvolvimento de projetos. Ou seja, se uma EJ já faz projetos, trabalharemos para organizar sua estrutura básica e regulamentá-la perante a lei. Se esta possui uma estrutura, mas não faz projetos, trabalharemos para que esta faça projetos e se regulamente.
Assim, garantir o trabalho em cima destas necessidades, não pensando somente na federação, mas no desenvolvimento desta posteriormente ao seu ingresso na federação, é a ideia que queremos tentar atuar. Assim, conseguiremos seguir uma linha para que a FEJESC trabalhe com esta EJ desde seu início até sua federação, não havendo uma quebra e não engessando o processo na cobrança de critérios que não necessariamente garantem a qualidade da EJ. A ideia é atuar como um Tutor, desde o início da EJ.
Garantir projetos, legalização, definição de atribuições dentro da empresa e recursos para a participação na federação, são os requisitos básicos. As demais necessidades, trabalhamos enquanto regulamentamos e continuamos a trabalha-las após a federação.
Além disso, a diretoria tem pensado também em outras formas de facilitar este desenvolvimento como treinamentos e benchmarkings, alinhados às necessidades encontradas.

Tudo isto somente funcionará se os gerentes tiverem a percepção das necessidades das EJs e tiverem uma atuação próxima, que é o que estamos realizando no momento.
Portanto, seguindo estas diretrizes, acreditamos que a expansão é algo palpável e realizável já no prazo de seis meses a um ano.

Pedimos desculpas por tanto demora na definição da necessidade e não conseguir entrar tantos resultados palpáveis. No entanto, temos que certeza que a aquisição de conhecimento na parte burocrática e a definição da necessidade no desenvolvimento nos levarão ao caminho do sucesso. Esperamos conseguir ter esta definição de como se dará o trabalho na área do desenvolvimento até junho, com maiores entregas do processo.
No entanto, como apresentado em relatório mensal, temos consciência da situação de cada EJ, faltando conseguir identificar mais a fundo suas necessidades. No entanto, sabemos que para as EJs no início, conseguimos ajudar para que sua ideia não morra, e para as EJs um pouco mais desenvolvidas, estamos trabalhando no caminho certo para federá-las.

Portanto conselheiros, gostaríamos de saber: vocês acreditam que o processo desta forma, nesta linha de pensamento apresentada (com o cumprimento de critérios básicos e burocráticos para se federar e com o acompanhamento personalizado para o desenvolvimento da EJ pós federada), nos levará a conseguir expandir?

Considerando isso, a expansão é hoje uma realidade muito próxima, o que nos leva a ter que pensar em qual a estrutura que a FEJESC deverá ter, devido à limitação de recursos de todos os tipos. Ou seja, caso tivéssemos R$22000 reais, poderíamos continuar com a mesma estrutura de reuniões do conselho quando tivéssemos mais cinco EJs de cinco cidades diferentes federadas. No entanto, sabemos que isto é inviável. O que é então realmente importante que a FEJESC faça para cada tipo de EJ? Este é o próximo ponto que devemos pensar:

1) O que vocês percebem como sendo o papel da Federação?
2) O que a FEJESC deve agregar às EJs, em cada um de seus pilares de atuação (Alinhamento, Suporte, Representatividade, Regulamentação e Fomento)?
3) Como a FEJESC deve atuar em cada um dos atuais ciclos de desenvolvimento das EJs, considerando que a tendência é ter EJs espalhadas por todo o estado, ou seja, considerando uma estrutura organizacional que atenda à todas as EJs, independente da localização geográfica? (Relembrando que ciclo 1 são aquelas desde um grupo de alunos reunidos até o cumprimento do CNEJ, ciclo 2 são aquelas desde o cumprimento do CNEJ até estarem federadas, ciclo 3 são as federadas, ciclo 4 são as que atingem estado de excelência na gestão)"

Obrigada.

Prazo para leitura e exposição de dúvidas: 18/05/2012

Oi Fran, muito pertinente os comentários da Simbiosis.

A ideia desta mudança no formato de orientação é exatamente que não haja uma quebra, mas sim que o processo de desenvolvimento de uma EJ seja contínuo, independente da diretoria que trabalhe com ela. Ainda não conseguimos chegar no formato final do processo, se seria com a diretoria de desenvolvimento orientando desde o início ou não, se haverá uma nova nomenclatura para o gerente ou outra coisa. No entanto, isto é apenas um papel de responsabilidades, e não dos objetivos do processo em si. O que queremos trazer é que deixemos de rotular a qualidade e desenvolvimento das EJs apenas baseado em critérios que na realidade não conseguem mensurar isto de forma coerente, mas que passamos a atuar de acordo com as reais necessidades de cada EJ.

E nisto entra o segundo ponto, que é no qual estamos trabalhando agora, buscando uma forma de conseguir mensurar qualidade abrangendo todas as variáveis. Estamos pesquisando critérios do MEG (Modelo de Excelência em Gestão) que é como a FEJESP trabalha, ou outros formas de avaliação. Inclusive, caso alguém saiba de uma boa forma de avaliação de qualidade, pedimos que colaborem!

Em relação a ser mais oneroso ou não, ainda não sabemos como será, mas com certeza estamos pensando nisso.

Espero que tenha respondido.

Abraços,

Oi Fernando,

Esclareceu as nossas dúvidas! Obrigada!