Padronização de processos AJ

Segue uma breve descrição da metodologia de Padronização de Processos da AJ:

É uma metodologia que viabiliza a projeção, controle, análise e refinamento dos padrões de trabalho da AJ. Uma vez que empresa júnior é um espaço de aprendizagem através da prática, é imperativo que seus processos gerenciais sejam bem articulados e documentados, para que a disseminação de conhecimento seja ágil e as melhorias sejam contínuas.

A Padronização na AJ foi desenvolvida mediante utilização de conceitos de TQC (Controle Total da Qualidade), GPD (Gerenciamento Por Diretrizes) e OS&M (Organização, sistemas e métodos), e é uma técnica através da qual os processos gerenciais (tanto os principais como os de apoio) são registrados e utilizados. Possui um documento principal para cada processo, chamado Padrão de Processo, onde consta: ficha de identificação (que facilita o acesso e controle dos processos), controle de revisões (de modo que todos os refinamentos desenvolvidos e efetuados sobre o padrão são registrados em histórico), fluxograma de procedimentos, decisões e documentos (que demonstra a seqüência de atividades a ser realizada, as principais decisões a serem tomadas durante o processo e os documentos produzidos ou utilizados na execução do processo; é elaborado mediante utilização de software gratuito chamado RFFlow) e tabelas de descrição para todos os fluxogramas, contendo as especificações de cada atividade (5W1H), decisão e documento (onde armazenar e qual o grau de importância, alto, médio ou baixo). Além disso, há uma última tabela que se refere a Itens de Verificação, onde constam os indicadores de desempenho (requisitos aplicáveis) do processo, como medi-los, quem deve medi-los e o que deve ser feito em caso de não conformidade. Estes indicadores são a base do Gerenciamento por Diretrizes, de modo que, sempre que aplicável, os processos possuem indicadores de desempenho para análise e monitoramento da qualidade.

Em qualquer padrão, caso haja alguma atividade ou ação que precise de um detalhamento maior (devido à complexidade), será referenciada uma Instrução de Trabalho.

Estas são documentos textuais que descrevem algum procedimento ou metodologia de maneira mais específica (p. ex: há um Padrão de Processo de Gerenciamento de Projetos, em cujos procedimentos se faz referência a várias Instruções de Trabalho, como o Manual de prática de gerenciamento, Manual de Excel básico etc.).

Os padrões são armazenados seguindo uma codificação lógica, de modo que não hajam re-trabalhos e padrões repetidos.

A Padronização da AJ segue 7 regras (que são melhor descritas no documento de padronização): participação e consenso, exeqüibilidade, simplicidade, entendimento, utilidade, melhoria contínua e flexibilidade. Estas regras dão uma noção geral de elementos importantes de serem salientados quando padronizando ou utilizando um padrão; este não serve para engessar o conhecimento, mas sim mantê-lo vivo e evolutivo, algo extremamente difícil em vista da alta rotatividade das empresas juniores.