Sistema de gestão AJ

Na AJ, chamado de "Sistema de Gestão" o método pelo qual a empresa transforma suas estratégias em planos de ação e aloca seus recursos aos mesmos, destrinchando-os até o nível operacional, criando assim uma descendência hierárquica entre os níveis estratégico, tático e operacional.

É conhecido hoje que mais importante que construir uma ótima estratégia é ter uma ótima capacidade de implementá-la. Portanto, colocamos aqui alguns referenciais de como isto é feito na AJ.

Nível estratégico --> nível tático: primeiramente, as Diretorias elaboram uma proposta de programa de projetos para o ano, todos os quais devem ter relação direta com pelo menos um dos objetivos constados no Mapa Estratégico (feito com base na metodologia Balanced Scorecard). Depois, é feito um alinhamento entre estas propostas, de modo que os projetos se complementem e o plano tático de cada diretoria complemente os das outras.

Uma vez estabelecido o consenso, é elaborado o escopo e orçamento de todos os projetos do semestre vigente. Isto visa gerar uma base de controle sólida desde o início do semestre, bem como subsidiar a elaboração do Plano Orçamentário Trimestral. Uma vez elaborados todos os orçamentos, a Diretoria Administrativo-financeira coleta os dados dos projetos, mais as bases históricas de gastos operacionais e elabora o Plano, que é apresentado às Diretorias para aprovação. Uma vez aprovados os orçamentos, as cotas são fixadas. Este procedimento (do planejamento orçamentário) se repete a cada três meses. Após determinados os orçamentos, é elaborada uma planilha de acompanhamento tático constando todos os projetos, seu cronograma geral e seus indicadores de desempenho.

Nível tático --> nível operacional: uma vez determinados os projetos do ano, as equipes de projeto são formadas e cada projeto é planejado individualmente, através da metodologia de GP da FEJESC (além do escopo e orçamento, que já estão prontos, é feita a Estrutura Analítica de Projeto – EAP, plano de atividades mensal, e Análise de Riscos). Cada equipe tem um gerente e o orçamento estabelecido (que é revisado progressivamente ao longo do projeto). Além do trabalho por projetos, há o trabalho por processos (ou
trabalho operacional), e para estas atividades é feito um Planejamento Operacional Mensal, onde cada Diretoria planeja suas atividades e cronograma, orçamento para o mês. Todas as ferramentas de suporte de controle são planilhas de Excel, facilitando o uso tanto da AJ quanto de outras EJs que venham a incorporar a prática de gestão(ou parte dela).

Deste modo, tem-se uma estratégia altamente integrada com a capacidade de execução da empresa, subsidiada por um plano de destinação de recursos fiel.

Olá Diego,

Primeiramente gostaria de dizer que achei muito interessante o Sistema de Gestão da Ação Júnior e parabenizá-los pelo desenvolvimento de um sistema tão bem elaborado.

Analisando as informações que você colocou no post eu fiquei com uma dúvida, talvez por não ter tanto domínio sobre o tema de planejamento estratégico, mas em todos os casos quero tirar essa dúvida para entender melhor essa prática.

Simplificando um pouco, na passagem do nível estratégico ao nível tático vocês elaboram uma proposta de projetos e alinham até chegarem a um consenso sobre os projetos para o ano.
Até aí ok, minha dúvida vem a seguir, onde são elaborados o escopo e orçamentos dos projetos.
Tendo apenas o escopo é possível elaborar orçamentos realistas sobre os custos que os projetos terão?
Não seria necessário um detalhamento maior sobre as atividades a serem realizadas do que apenas a idéia de como o projeto deve ocorrer?

Abraço,

André Niebuhr

Olá André,

Achei sua dúvida bastante pertinente. Realmente, um orçamento mais detalhado só é possível quando elaborado todo o planejamento de atividades dos projetos. Contudo, mediante a utilização da metodologia de Gerenciamento de Projetos elaborada pela FEJESC e refinada pela Ação Júnior, a declaração de escopo se torna bastante detalhada, de modo a gerar uma reflexão profunda sobre o projeto desde o início. Isto minimiza a probabilidade de uma mudança de escopo e auxilia para que a equipe tenha uma noção suficeintemente precisa dos recursos que serão utilizados no projeto.

É similar a um projeto de consultoria, onde as atividades somente serão detalhadas após a assinatura do contrato, mas já se têm definido o escopo na proposta de trabalho, com orçamento.

As variações de orçamento são monitoradas no campo Orçamento dos relatórios de desempenho mensais do projeto. Ao final se faz uma análise da variação global.